Numer księgi wieczystej – co oznacza i jak go ustalić?

Księgi wieczyste, aby mogły spełniać swoją funkcję, muszą być jawne i dostępne dla każdego. Wgląd do wybranego dokumentu może uzyskać osoba, która zna numer księgi wieczystej. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak zbudowany jest numer księgi wieczystej, co oznacza i jak do niego dotrzeć znając tylko geograficzne położenie nieruchomości.

Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go online na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Ksiegiwieczyste.pl
Przekonaj się, jakie to proste!

Budowa numeru księgi wieczystej

Numer księgi wieczystej należy do podstawowych informacji określających oznaczenie księgi wieczystej prowadzonej w systemie teleinformatycznym. Numer księgi wieczystej składa się z trzech części, przyjmujących postać: ****/********/*, które oznaczają kolejno:

• część pierwsza to czteroznakowy kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego, w którym księga została założona bądź jest prowadzona,
• część druga to numer według repertorium ksiąg wieczystych w danym sądzie,
• część trzecia to cyfra kontrolna, nadawana przez sąd w trakcie zakładania księgi wieczystej.

Poszczególne części (elementy) numeru księgi wieczystej oddzielone są ukośnikiem – znakiem „/”.

Co oznacza numer księgi wieczystej – przykłady

Przykładowy numer księgi wieczystej:

WA1M/00012345/1

oznacza, że księga wieczysta jest prowadzona przez Sąd Rejonowy w Warszawie – Wydział Ksiąg Wieczystych dla dzielnic Bemowo, Bielany, Ochota i Żoliborz (kod wydziału to WA1M), zgodnie z wewnętrznym repertorium dokumentów sądu jej ośmiocyfrowy numer to 0012345, a cyfra kontrolna nadana automatycznie w momencie założenia księgi wynosi 1.

Kolejny, przykładowy numer księgi wieczystej: PO1G/00012345/1 oznacza, że dla nieruchomości prowadzona jest księga wieczysta w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Gnieźnie – PO1G, a numer księgi wieczystej prowadzonej przez wydział ksiąg wieczystych sądu rejonowego w Bydgoszczy będzie miał początek BY1B.

A jeżeli np. księga wieczysta będzie zakładana w sądzie Rejonowym w Bolesławcu to jej numer będzie miał początek (czteroznakowy kod wydziału sądu rejonowego): JG1B, czteroznakowy kod wydziału dla księgi wieczystej zakładanej w Bielsku Białej będzie miał postać: BB1B.

Kody wydziałów ksiąg wieczystych sądów rejonowych zostały zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym, ich pełną listę znajdziesz w naszym artykule pt. Znajdź księgę wieczystą w odpowiednim Wydziale Ksiąg Wieczystych.

Gdzie znaleźć numer księgi wieczystej danej nieruchomości?

W przypadku, gdy nie znamy właściciela nieruchomości, numer księgi wieczystej można ustalić drogą urzędową za pośrednictwem Starostwa Powiatowego, wydziału Ewidencji Gruntów i Budynków lub za pośrednictwem Sądu Rejonowego wydziału wieczystoksięgowego. W obu instytucjach, aby pozyskać numer księgi wieczystej należy złożyć stosowny wniosek, w którym należy wykazać interes prawny do nieruchomości.

Innym sposobem na dotarcie do numeru księgi wieczystej określonej nieruchomości jest skorzystanie z internetowej wyszukiwarki numerów KW, umieszczonej pod adresem: https://ksiegiwieczyste.pl. Jest to narzędzie, które umożliwia ustalenie numeru KW na podstawie danych dotyczących położenia geograficznego nieruchomości. W wyszukiwarce wystarczy podać adres nieruchomości lub numer działki, aby w ciągu kilkunastu sekund otrzymać interesujący nas numer. Usługa jest płatna.

Szczegółowe informacje w zakresie sposobu dotarcia do numeru księgi wieczystej zawarliśmy w artykule pt. Księgi wieczyste po adresie lub numerze działki – jak znaleźć?

Czy numer księgi wieczystej może ulec zmianie?

Numer księgi wieczystej jest jedynym i niepowtarzalnym numerem przypisanym określonej nieruchomości w obszarze właściwości miejscowej sądu rejonowego.

Dla nieruchomości może być prowadzona tylko jedna odrębna księga wieczysta, posiadająca tylko jeden numer. Oznacza to, że dla każdej nieruchomości prowadzi się odrębną księgę wieczystą bez względu na ilość właścicieli oraz na zmiany dotyczące osoby właściciela.

Numer księgi wieczystej może ulec zmianie w bardzo szczególnej sytuacji wynikającej ze zmiany właściwości miejscowej sądu.

Sądy Rejonowe oraz ich właściwość miejscową określił Minister Sprawiedliwości w rozporządzeniu z 25 września 2014 r. w sprawie określenia sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste. W myśl tego rozporządzenia, jeżeli nieruchomość jest położona na obszarze właściwości dwóch lub więcej sądów rejonowych, to sąd właściwy do prowadzenia księgi wieczystej wyznacza prezes sądu okręgowego. Natomiast, jeżeli nieruchomość jest położona na obszarze dwóch lub więcej sądów okręgowych, to sąd właściwy do prowadzenia księgi wieczystej wyznacza prezes sądu apelacyjnego.

W przypadku, gdy właściwość prowadzenia księgi wieczystej przejdzie na inny sąd, to ten, który przejął prowadzenie księgi wieczystej, zawiadamia o tym wpisanego w księdze właściciela oraz osoby, którym przysługują prawa lub roszczenia wpisane w księdze wieczystej. „W sądzie, który przejął prowadzenie księgi wieczystej dokonuje się nowego oznaczenia księgi. Dane dotychczasowe poprzedza się wyrazem „dawna” i podkreśla się czerwoną linią, a obok nich wymienia się nowe oznaczenie księgi. W zawiadomieniach o przejęciu prowadzenia księgi wieczystej podaje się numer właściwego repertorium, wynikający z nowego oznaczenia księgi.” (Stanisław Rudnicki, „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz”).

O zmianie numeru księgi wieczystej możemy też mówić w przypadku, gdy z nieruchomości macierzystej zostanie wydzielona działka, która następnie zostanie sprzedana. Przeniesienie prawa własności części nieruchomości ”macierzystej” powoduje konieczność założenia dla tej części nowej księgi wieczystej. Nieruchomość macierzysta, z której wydzielono działkę pozostaje przy swoim numerze księgi wieczystej.

Czy można podawać numer księgi wieczystej?

Takie pytanie zadaje sobie zazwyczaj każdy, kto nosi się z zamiarem nabycia nieruchomości, bowiem czynność ta wiąże się nie tylko z ogromnym stresem stron transakcji, ale niejednokrotnie z dużym ryzykiem finansowym. Zapewne, zapoznanie się z treścią księgi wieczystej, która stanowi źródło wiedzy o nieruchomości, może w wielu przypadkach uchronić nabywcę od przykrych i kosztownych niespodzianek już po dokonaniu transakcji. Zatem, aby nabywca nieruchomości mógł cieszyć się z dokonanej transakcji, każdy uczciwy sprzedawca powinien udostępnić kupującemu numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości będącej przedmiotem transakcji, aby ten mógł zapoznać się z jej treścią.

Ustrój ksiąg wieczystych, ich zakładanie i postępowanie wieczystoksięgowe określa ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (dalej u.k.w.h.). Zgodnie z ustawą o księgach wieczystych i hipotece, Art. 2 księgi wieczyste są jawne, co oznacza, że każdy, kto zna numer księgi wieczystej (prowadzonej w systemie teleinformatycznym) może za pośrednictwem systemu teleinformatycznego tę księgę bezpłatnie przeglądać, zapoznać się z jej treścią, czynić z niej notatki bądź wydrukować jej treść (Art. 36(4) u.k.w.h.).

Formalna jawność ksiąg wieczystych jest kamieniem węgielnym instytucji ksiąg wieczystych. Jawność ksiąg wieczystych nie ogranicza się jedynie do swobodnego przeglądania treści księgi wieczystej. Skutkiem jawności ksiąg wieczystych jest, że skoro każdy może się zapoznać z treścią księgi wieczystej, to nikt nie może zasłaniać się nieznajomością wpisów ani wniosków ujętych w treści księgi wieczystej. „Podniesienie w procesie zarzutu nieznajomości określonego wpisu w księdze będzie prawnie bezskuteczne.” (Stanisław Rudnicki, „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz”).

W ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece nie znajdujemy przepisu zakazującego przekazywania numeru księgi wieczystej swoim następcom prawnym. Skoro ustawodawca nie ujął w ustawie przepisu o zakazie przekazania numeru księgi wieczystej osobie, która zamierza nabyć np. naszą nieruchomość, to każdy uczciwy sprzedający powinien to uczynić. Z treści księgi wieczystej nabywca nieruchomości będzie mógł się dowiedzieć, kto jest właścicielem danej nieruchomości, w jakim obszarze kraju zlokalizowana jest nieruchomość, jaką posiada powierzchnię (nieruchomość gruntowa), jakie prawa, roszczenia i ograniczenia ciążą na nieruchomości.

Realizacji wymogu jawności i powszechnej dostępności ksiąg wieczystych służy publiczny rejestr ksiąg wieczystych – przeglądarka ksiąg wieczystych umieszczona na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: https://ekw.ms.gov.pl/. Każdy, kto zna numer księgi wieczystej, może nie wychodząc z domu wywołać na ekran monitora komputera daną księgę wieczystą i ją przeglądać, robić z niej notatki czy wydruki. Przeglądanie księgi wieczystej na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości jest darmowe.

Jak nadawany jest numer księgi wieczystej?

Każda księga wieczysta posiada swój unikalny numer, który nie może się powtarzać. Może on należeć tylko do jednego rejestru.

Zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, księgi wieczyste, jako rejestr publiczny, są zakładane i prowadzone przez sądy rejonowe właściwe dla miejsca położenia nieruchomości. Jeszcze do 2003 r. księgi wieczyste były zakładane i prowadzone w wersji papierowej. 1 lipca 2003 r. na mocy Art. 25 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, przystąpiono do wdrażania systemu informatycznego, który polegał na przeniesieniu dotychczasowej treści ksiąg wieczystych do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. Zamiana księgi wieczystej z postaci papierowej na wersję elektroniczną następowała sukcesywnie w procesie tzw. migracji ksiąg wieczystych. W procesie migracji wszystkie księgi wieczyste założone po 01.01.1947 r. otrzymywały nowy elektroniczny numer księgi wieczystej, który stawał się elementem oznaczenia księgi wieczystej.

Nadanie numeru księgi wieczystej następuje w postępowaniu wieczystoksięgowym, które aktualnie ma jednolity charakter i nie dzieli się na postępowanie o założenie księgi wieczystej i o wpis wniosku do księgi wieczystej.

Założenie księgi wieczystej dla nieruchomości będącej własnością osoby fizycznej następuje na wniosek właściciela nieruchomości bądź osoby uprawnionej. Wniosek o założenie księgi wieczystej składa się w sądzie rejonowym właściwym dla miejsca położenia nieruchomości na urzędowym formularzu KW-ZAL. Do wniosku ujętego na formularzu KW-ZAL należy dołączyć dokumenty określające nieruchomość tj.:

1. Wypis z rejestru gruntów i budynków.
2. Wyrys z mapy ewidencyjnej.
3. Dokumenty świadczące o prawie własności do nieruchomości.
4. Wyszczególnienie obciążających nieruchomość ograniczonych praw rzeczowych lub ograniczeń w jej rozporządzaniu, albo oświadczenie wnioskodawcy, że nie wie o istnieniu takich praw lub ograniczeń.

Dokumenty z punktu 1 i 2 powinny być oznaczone klauzulą organu właściwego w sprawach ewidencji gruntów i budynków stwierdzającą, że dokumenty te są przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych.

Każdy wniosek w chwili złożenia powinien być opłacony. Wysokość opłat sądowych w postępowaniu wieczystoksięgowym regulują przepisy Art. 42-48 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U.Nr 167, poz. 1398 z póżn. zm.). Na dzień dzisiejszy, opłata stała za założenie księgi wieczystej wynosi 100 zł. Do kosztów założenia księgi wieczystej należy również doliczyć opłatę w wysokości 200 złotych, pobieraną przez sąd od wniosku o wpis w księdze wieczystej prawa własności. Opłatę należy uiścić w kasie sądu rejonowego lub wpłacić na rachunek bankowy tegoż sądu, a dowód wniesienia opłaty należy dołączyć do składanego wniosku KW-ZAL.

Postępowanie w zakresie założenia księgi wieczystej odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, Art. 6261 – 62613. Wniosek o założenie księgi wieczystej w dniu wpływu do sądu rejonowego zostaje niezwłocznie zarejestrowany w dzienniku ksiąg wieczystych ”Dz.Kw” i opatrzony kolejnym numerem.

Numer dziennika „Kw” składa się z kodu wydziału, numeru bieżącego i dwóch końcowych cyfr danego roku. Każdy numer dziennika rozszerzany jest o kolejne numery żądań zawartych we wniosku, którego dotyczy. Wniosek może obejmować jedno (np. Dz. Kw. WA1G/235/03/1) lub wiele żądań, (np. Dz. Kw.WA1G/235/03/1i WA1G/235/03/2).

Żądanie w jednym piśmie założenia księgi wieczystej i dokonania w niej wpisów (nawet we wszystkich działach) stanowi jeden wniosek (jeden numer dziennika „Kw”); w przypadku, gdy żądanie dotyczy założenia kilku ksiąg, rejestruje się tyle wniosków (nadaje tyle numerów dziennika „Kw”), ile ksiąg miało być założonych w przypadku pozytywnego załatwienia żądania. Na piśmie zawierającym wniosek pracownik sądu czyni adnotację o chwili jego wpływu do właściwego sądu poprzez wskazanie daty, godziny i minuty.

W trakcie rejestracji wniosku o założenie księgi czystej w „Dz.Kw”, nadawany jest numer księgi wieczystej, który do czasu rozpatrzenia i zapisania wniosku w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych jest nieaktywny. Sąd rozpatruje złożony wniosek według kolejności wpływu. O kolejności wniosku o wpis rozstrzyga chwila wpływu wniosku do właściwego sądu. Za chwilę tę uważa się godzinę i minutę, w której w danym dniu wniosek wpłynął do sądu. Rejestracja wniosków w dzienniku ksiąg wieczystych odbywa się według rocznych okresów kalendarzowych, rozpoczynając numerację z początkiem każdego roku.

Sąd rozpoznając wniosek o wpis bada:

• treść i formę wniosku oraz dołączonych do wniosku dokumentów, z urzędu zgodność danych wskazanych we wniosku z danymi wynikającymi z systemów prowadzących ewidencje powszechnych numerów identyfikacyjnych,
• zgodność danych wskazanych we wniosku i ujawnionego w księdze wieczystej oznaczenia nieruchomości z danymi katastru nieruchomości.

Niezgodność danych stanowi przeszkodę do dokonania wpisu (założenia księgi wieczystej). Sąd odrzuca również wniosek o wpis prawa11 własności, jeżeli prawo to zostanie wykazane niedostatecznie.

Pozytywne rozstrzygnięcie wniosku o założenie księgi wieczystej skutkuje orzeczeniem sądu w postaci pierwszego wpisu. W myśl Art. 626 8 § 8 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, z chwilą dokonania pierwszego wpisu w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych następuje założenie księgi wieczystej.

Przeczytaj również: Wyszukiwarka ksiąg wieczystych i przeglądarka ksiąg wieczystych – jak korzystać?

Podstawa prawna i inne źródła:

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 września 2014 r. w sprawie określenia sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste oraz obszarów ich właściwości miejscowej.
4. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym.
5. Stanisław Rudnicki, „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz”.
6. Heropolitańska/Tułodziecka, Hryćków – Mycka/Kuglarz, „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece oraz przepisy związane”.

Foto: Pixabay.com