W Polsce od 2003 r. prowadzona jest informatyzacja ksiąg wieczystych. W skrócie oznacza to, że dotychczasowe treści księgi wieczystej (księgi założone lub urządzone po 1 stycznia 1947 r.) prowadzone w formie papierowej zostały przeniesione do struktury księgi prowadzonej w systemie informatycznym. Dotychczasowy numer księgi wieczystej został „wzbogacony” o kod Sądu Rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości oraz cyfrę kontrolną i stał się częścią numeru księgi prowadzonej w formie elektronicznej.
Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go online na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Ksiegiwieczyste.pl
Przekonaj się, jakie to proste!
Każdy, kto posiada nieruchomość, dla której prowadzona jest księga wieczysta w formie elektronicznej powinien poznać jej nowy elektroniczny numer.
Stary numer księgi wieczystej a numer elektronicznej księgi wieczystej
Do czasu wprowadzenia ksiąg wieczystych do systemu teleinformatycznego księgi wieczyste były prowadzone w formie papierowej. Urządzenie i prowadzenie ksiąg wieczystych odbywało się w oparciu o uchylone już Prawo o księgach wieczystych oraz Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 1946 r. o księgach wieczystych (z póz. zmianami).
W owym czasie, podobnie jak dzisiaj, organy prowadzące księgi wieczyste prowadziły Dziennik ksiąg wieczystych oraz Repertorium ksiąg wieczystych „Kw”. Do dziennika ksiąg wieczystych wciągane były wnioski o wpis. Natomiast do repertorium ksiąg wieczystych wciągane były księgi wieczyste z chwilą:
- urządzenia nowej księgi wieczystej,
- otrzymania urządzonej nowej księgi wieczystej z innego okręgu.
Repertorium „Kw” zbudowane było z łamów. W łamie pierwszym repertorium wpisywano numer bieżący, który równocześnie z chwilą wciągnięcia księgi wieczystej do repertorium stawał się numerem księgi wieczystej. Inaczej, księgi wieczyste z chwilą wciągnięcia do repertorium, otrzymywały numer zgodny z bieżącą numeracją repertorium ksiąg wieczystych (numer bieżący odpowiada za prawidłową kolejność numeracji). Tak utworzony numer księgi wieczystej stanowił numer bieżący repertorium ksiąg wieczystych.
Zmiana starego numeru księgi wieczystej na nowy – elektroniczny – nastąpiła w drodze migracji, tj. przenoszenia treści księgi wieczystej prowadzonej w wersji materialnej (papierowej) do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym.
Migracja treści ksiąg wieczystych
Zasady i tryb przeprowadzania migracji księgi wieczystej oraz zadania sądów w tym zakresie określił Minister Sprawiedliwości w ustawie dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. Cytowana ustawa weszła w życie z dniem 1 lipca 2003 r. Migracji zostały poddane wszystkie księgi wieczyste założone po 1 stycznia 1947 r.
Proces migracji odbywał się sukcesywnie w wyznaczonych przez ministra sprawiedliwości sądach i trwał od sierpnia 2003 r. do listopada 2014 r. Migracja prowadzona była w następujących ośrodkach migracyjnych: w Krośnie, Nisku, Słupsku, Siedlcach, Zielonej Górze, Łomży, Gorzowie Wielkopolskim, Górze Kalwarii, Wrocławiu, Elblągu i Skawinie.
Księgi wieczyste przed wydaniem do ośrodka migracyjnego były przygotowywane, tj. sprawdzane pod względem czytelności wpisów, ujawnionych wzmianek o wnioskach i skargach na orzeczenie referendarza, obowiązującej mocy prawnej księgi, istnienia ewentualnych błędów podlegających sprostowaniu przez sąd z urzędu, odłączenia do oddzielnej teczki akt księgi itp.
Księgi wieczyste zakwalifikowane do migracji, wydawane były do ośrodka migracyjnego na okres 10 dni (ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym). Z różnych powodów okres ten był czasami dłuższy, co jednocześnie miało wpływ na wydłużenie się czasu oczekiwania na wpis do księgi wieczystej.
Księgi, których treść została przeniesiona do systemu informatycznego i zapisana w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych, stawały się częścią akt księgi wieczystej.
Na pierwszej stronie dotychczasowej księgi wieczystej zamieszczono napis „Księga zapisana w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych” (§ 4 ust. 1 i 2 rozp. przen. treści kw).
Prawidłowość przeniesienia treści księgi wieczystej do struktury elektronicznej księgi wieczystej zatwierdzał sędzia lub referendarz sądowy.
Po zapisaniu dawnej księgi wieczystej w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych (CBDKW), ośrodek migracyjny zwracał tę księgę do Sądu Rejonowego celem dołączenia do akt. W tym również czasie, właściwy Sąd Rejonowy przejmował zapisaną w CBDKW treść księgi i niezwłocznie przystępował do uzupełnienia tej księgi o wzmianki o wnioskach, o sprawach wszczętych z urzędu, o środkach zaskarżenia oraz o skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, które wpłynęły do Sądu Rejonowego w okresie, w którym księga była w ośrodku migracyjnym (Art. 15 u. o przen. treści kw).
Nowy numer księgi wieczystej – miejsce i forma zapisu
Sposób przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym oraz określenie sposobu przekształcenia numeracji ksiąg wieczystych określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003 r. w sprawie sposobu przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym.
Zanim jednak przejdziemy do instrukcji traktującej o zamianie dotychczasowego numeru księgi wieczystej na nowy numer księgi wieczystej prowadzonej w formie teleinformatycznej, musimy przypomnieć, że stary numer księgi wieczystej założonej lub urządzonej po 1 stycznia 1947 r. znajdował się na okładce księgi wieczystej prowadzonej w formie papierowej.
W myśl § 7 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003r. w sprawie sposobu przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym, dane ujawnione na okładce i pierwszej stronie dotychczasowej księgi wieczystej są przenoszone do struktury elektronicznej księgi wieczystej do rubryki 0.1 „Informacje podstawowe”, które obejmują następujące pola:
1.1.1.1 „Numer księgi”, na który składają się: czteroznakowy kod wydziału ksiąg wieczystych Sądu Rejonowego, w którym księga została założona, numer według repertorium ksiąg wieczystych oraz cyfra kontrolna. Poszczególne elementy numeru oddziela się znakiem „/”.
1.1.1.2 „Oznaczenie wydziału” – oznaczenie wydziału właściwego do prowadzenia księgi wieczystej, podane w odpowiednich polach.:
A: nazwa sądu,
B: siedziba sądu,
C: kod wydziału,
D: numer wydziału,
E: nazwa wydziału.
Oznaczenie kodów wydziałów ksiąg wieczystych Sądów Rejonowych określa załącznik nr 1 do cytowanego rozporządzenia. Pełną listę zamieściliśmy również w artykule na naszym blogu: „Znajdź księgę wieczystą w odpowiednim Wydziale Ksiąg Wieczystych (lista wydziałów)„.
1.1.1.3 „Typ księgi” – napis wskazujący na rodzaj nieruchomości lub prawa, dla którego jest prowadzona księga wieczysta, tj. dla nieruchomości gruntowej, nieruchomości budynkowej, nieruchomości lokalowej, dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
Z powyższego wynika, że dotychczasowy numer księgi wieczystej będący numerem (bieżącym) według repertorium ksiąg wieczystych został „wzbogacony” o kod wydziału Sądu Rejonowego, w którym księga została założona oraz cyfrę kontrolną.
„Wzbogacenie” numeru księgi wieczystej o kod wydziału Sądu Rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości pozwoliło na uporządkowanie prowadzenia ksiąg wieczystych według właściwości miejscowej sądów rejonowych oraz możliwość szybszego dotarcia do księgi wieczystej każdemu, kto zna stary numer księgi wieczystej oraz położenie nieruchomości według podziału administracyjnego kraju.
Przykładowy numer elektronicznej księgi wieczystej
Aby uzmysłowić, jak wygląda nowy numer elektronicznej księgi wieczystej, przedstawiamy przykład takiego numeru: GL1G/00058430/1. Poszczególne części oznaczają:
- część pierwsza literowo-cyfrowa, to skrót kodu wydziału Sądu Rejonowego, który prowadzi daną księgę wieczystą. Np. GL1G (Gliwice). Litery kodu określają region Polski, w którym położona jest nieruchomość;
- część druga numeru – np. 00058430 – dotychczasowy, stary numer księgi wieczystej 58430 uzupełniony z przodu cyframi – zerami, w taki sposób, aby łącznie numer składał się z ośmiu cyfr;
- część trzecia numeru to cyfra kontrolna nadawana automatycznie w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego, który zakładał bądź migrował księgę wieczystą.
Jak zamienić stary numer księgi wieczystej na nowy – instrukcja krok po kroku
Narzędziem umożliwiającym szybkie dotarcie do określonej księgi wieczystej z możliwością jej przeglądania oraz zapoznania się z treścią wpisów ujawnionych w księdze wieczystej jest upubliczniony na stronie internetowej: https://ekw.ms.gov.pl/ portal Elektroniczne Księgi Wieczyste.
Portal internetowy Elektroniczne Księgi Wieczyste umożliwia nie tylko wyszukanie księgi wieczystej po znanym numerze księgi wieczystej, ale jest także narzędziem, dzięki któremu można dotrzeć do elektronicznego numeru księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości w sytuacji, gdy znany jest tylko jej stary numer księgi wieczystej.
Przygotuj stary numer księgi wieczystej oraz informację o lokalizacji nieruchomości (np. stary numer księgi wieczystej – 123456 – dla nieruchomości położonej w Gliwicach) i podążaj za poniższą instrukcją.
Krok 1 – wybór kodu wydziału Sądu Rejonowego, który prowadzi daną księgę wieczystą
Wejdź na stronę główną systemu EKW: https://ekw.ms.gov.pl/ i z menu usługi wybierz [Przeglądanie księgi wieczystej] – po uruchomieniu tej aplikacji system przeniesie Cię na stronę [Znajdź księgę wieczystą po kryteriach]:
Ekw.ms.gov.pl – przeglądarka ksiąg wieczystych
Będąc właśnie na tej stronie należy wprowadzić numer elektronicznej księgi wieczystej, którą chcemy przeglądać. W tym celu należy uzupełnić wszystkie trzy puste okienka oddzielone ukośnikiem, pamiętając, że:
- pierwsze okienko przeznaczone jest dla czteroznakowego kodu wydziału Sądu Rejonowego, w którym prowadzona jest księga wieczysta,
- drugie okienko przeznaczone jest na wpis numeru (starego) księgi wieczystej,
- trzecie okienko przeznaczone jest na wpis cyfry kontrolnej(od 1 do 9).
Jeżeli nie znamy kodu wydziału Sądu Rejonowego, w którym prowadzona jest księga wieczysta, to system umożliwia wyszukanie tego kodu z umieszczonej przy okienku listy alfabetycznie ułożonych kodów wydziałów sądów rejonowych. Wystarczy zacząć wpisywać pierwsze litery nazwy miasta, aby system wyświetlił listę podpowiedzi. Po rozwinięciu listy kodów należy kliknąć w wybrany kod i zaakceptować wybór:
Ekw.ms.gov.pl – wybór kodu wydziału Sądu Rejonowego z listy
Tym sposobem ustaliliśmy pierwszą część naszego przykładowego numeru KW, czyli GL1G dla Gliwic.
Krok 2 – wpisanie starego numeru księgi wieczystej
W drugie wolne okienko odkrywanego numeru księgi wieczystej należy wprowadzić stary – właściwy numer księgi wieczystej, który automatycznie zostanie przez system uzupełniony zerami do ośmiu znaków. Np. wystarczy wpisać w okienku numer „123456”, a po chwili system automatycznie uzupełni go do postaci „00123456”:
Ekw.ms.gov.pl – wpisanie numeru porządkowego księgi wieczystej
Tym sposobem ustaliliśmy już dwie części naszego przykładowego numeru KW: GL1G/00123456/…
Krok 3 – ustalenie cyfry kontrolnej
W trzecie wolne okienko należy wprowadzić cyfrę kontrolną, która jest nadawana w chwili zakładania księgi w postaci elektronicznej. Cyfra ta odpowiada jednej z dziewięciu kolejnych cyfr (od 1 do 9). „Poszukując” cyfry kontrolnej musimy wykazać się cierpliwością i metodą prób i błędów po kolei przyporządkować cyfrę od jeden do dziewięciu, do momentu aż trafimy na tę właściwą i system pozwoli nam zapoznać się z treścią danej księgi:
Ekw.ms.gov.pl – ustalanie cyfry kontrolnej
Dla naszego przykładowego numeru KW udało nam się ustalić cyfrę kontrolną przy szóstej próbie. 🙂 Stary numer KW w nowej, elektronicznej formie ma postać GL1G/00123456/6. Odnalezienie właściwej cyfry kontrolnej umożliwia zweryfikowanie naszego wyboru i pozwala na otwarcie poszukiwanej księgi wieczystej.
Jak dotrzeć do księgi wieczystej po ustaleniu jej numeru?
Jak już wspomnieliśmy, wgląd do treści elektronicznych ksiąg wieczystych umożliwia system EKW dostępny na stronie https://ekw.ms.gov.pl/. Po podaniu numeru księgi wieczystej i kliknięciu WYSZUKAJ otrzymamy do wyboru trzy możliwości:
- [Przeglądanie aktualnej treści]
- [Przeglądanie zupełnej treści KW]
- [Przeglądanie aktualnej treści KW – dotychczasowa postać]
Ekw.ms.gov.pl – wybór sposobu przeglądania treści księgi wieczystej
Po kliknięciu w wybrany przycisk system zaprezentuje stronę zawierającą treść księgi wieczystej. Przeglądanie poszczególnych działów księgi wieczystej możliwe jest poprzez wybranie odpowiedniego odnośnika u góry strony.
Użytkownik po otwarciu księgi wieczystej ma dostęp do ogólnych informacji dotyczących wybranej księgi wieczystej oraz do możliwości przeglądania szczegółowych wpisów ujawnionych w księdze.
Aktualne wpisy w księdze wieczystej prezentowane są na białym tle, a wpisy wykreślone na szarym tle.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym.
Przeczytaj również: Księgi wieczyste po adresie lub numerze działki – jak znaleźć?
Foto: Pexels.com
Podobne artykuły
