Elektroniczne księgi wieczyste – kilka faktów

Elektroniczne księgi wieczyste funkcjonują w Polsce od 2003 r. To właśnie wtedy rozpoczął się proces migracji, czyli ręcznego przenoszenia treści ksiąg wieczystych prowadzonych w formie papierowej do systemu teleinformatycznego. Od tamtej pory, zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, wszystkie księgi wieczyste jako publiczne rejestry prawne, są zakładane i prowadzone w postaci elektronicznej. 

Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go online na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Ksiegiwieczyste.pl
Przekonaj się, jakie to proste!

Numer elektronicznej księgi wieczystej

Każda elektroniczna księga wieczysta jest oznaczona specyficznym numerem składającym się z trzech części (XXXX/XXXXXXXX/X):

• pierwsza część numeru księgi wieczystej to oznaczenie kodu wydziału Sądu Rejonowego, w którym prowadzona jest dana księga wieczysta;
• druga część numeru to numer księgi wieczystej starej, prowadzonej w wersji papierowej, uzupełniony z przodu cyframi (zerami) w taki sposób, aby łącznie posiadał on osiem cyfr;
• trzecia część numeru księgi wieczystej to jednocyfrowy numer kontrolny.

Poszczególne części numeru księgi wieczystej oddzielone są ukośnikami.

Przykładowy numer księgi wieczystej GD1Y/00095878/5 odczytujemy w następujący sposób:

• GD1Y – kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Gdyni, który prowadzi daną księgę wieczystą (część pierwsza numeru),
• 00095878 – „stary numer księgi wieczystej” uzupełniony z przodu zerami (część druga numeru),
• 5 – cyfra kontrolna, wyliczana automatycznie (część trzecia numeru).

Zmigrowane i założone w formie elektronicznej księgi wieczyste można przeglądać w przeglądarce zamieszczonej na stronie internetowej: http://ekw.ms.gov.pl/.

Przeglądanie treści elektronicznych ksiąg wieczystych

Elektroniczne księgi wieczyste może przeglądać każdy, kto zna numer księgi wieczystej. Przeglądanie treści księgi wieczystej jest bezpłatne.

Strona internetowa Ekw.ms.gov.pl umożliwia również złożenie wniosku o wydanie z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych następujących dokumentów:

• odpisu zwykłego księgi wieczystej, przedstawiającego ostatni stan wpisów w księdze wieczystej oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu,
• odpisu zupełnego księgi wieczystej, przedstawiającego ostatni stan wpisów w księdze wieczystej i wpisy wykreślone oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu,
• wyciągu z księgi wieczystej,
• zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej zawierające informację, że księga wieczysta o wskazanym przez wnioskodawcę numerze jest zamknięta (Rozp. Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych).

Wymienione odpisy, wyciągi i zaświadczenia wydawane przez Centralną Informację Ksiąg Wieczystych mają moc dokumentów wydawanych przez Sąd. Oznacza to, że samodzielnie wydrukowany dokument posiada moc dokumentu wydanego przez Sąd bez zaopatrywania go w pieczęć urzędową i podpis upoważnionego pracownika.

Pozyskanie w/w dokumentów z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych jest odpłatne. Aby dowiedzieć się, jak wygląda procedura pozyskania wspomnianych dokumentów zapoznaj się z artykułem: Odpis z księgi wieczystej – jak najszybciej uzyskać?.

Elektroniczne księgi wieczyste po adresie lub numerze działki

Aby poznać numer księgi wieczystej nieruchomości, której znany jest nam jedynie numer działki lub adres tejże nieruchomości, możemy skorzystać z wyszukiwarki numerów KW umieszczonej na stronie: https://ksiegiwieczyste.pl. Pomocny może się okazać także mój artykuł, w którym szczegółowo wyjaśniam, jak szybko dotrzeć szybko do elektronicznej księgi wieczystej interesującej nas nieruchomości: Jak znaleźć numer księgi wieczystej po adresie lub numerze działki?

Budowa elektronicznych ksiąg wieczystych

Istotą elektronicznej księgi wieczystej jest jej nienaruszony model czterodziałowy. Dotychczas prowadzone w formie papierowej cztery działy księgi wieczystej otrzymały formę elektroniczną, bez zmiany ich modelu.

W formie elektronicznej księgi wieczystej przekształceniu uległ jedynie sposób prowadzenia księgi wieczystej. Dotychczasowe łamy księgi papierowej w formie elektronicznej księgi wieczystej zostały zastąpione rubrykami. Każdy z czterech działów księgi wieczystej składa się z rubryk, a te z kolei z podrubryk. O tym, jakie treści (wpisy) mogą się znajdować w poszczególnych działach, dowiesz się z osobnych artykułów:

• Dział I księgi wieczystej
• Dział II księgi wieczystej
• Dział III księgi wieczystej
• Dział IV księgi wieczystej

Migracja ksiąg wieczystych do wersji elektronicznej

Przeniesieniem treści ksiąg wieczystych z formy papierowej do elektronicznej zajmowały się wyznaczone Sądy Rejonowe. Sądom tym pozostawiono czynności prowadzenia ksiąg wieczystych w formie elektronicznej.

Czynności przenoszenia treści księgi wieczystej prowadzonej w formie papierowej do księgi elektronicznej wykonywane były na podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003 r. w sprawie przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz. U. Nr 162, poz. 1574 ze zm.).

Zmigrowane księgi wieczyste trafiały do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych.

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych

W celu prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym Minister Sprawiedliwości stworzył i utrzymuje Centralną Informację Ksiąg Wieczystych (CIKW). CIKW realizuje swoje zadania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. System ten umożliwia dostęp do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym.