Akt notarialny – czym jest i kiedy jest wymagany?

Określone czynności, m.in. takie jak: przeniesienie prawa własności nieruchomości czy prawa użytkowania wieczystego, muszą być pod rygorem nieważności zawarte w formie aktu notarialnego – tak nakazuje ustawa. W przypadku, gdy dana czynność nie wymaga formy aktu notarialnego, o tym, w jaki sposób czynność ta zostanie udokumentowana decyduje zainteresowana strona.

Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Wejdź na Ksiegiwieczyste.pl
Sprawdź, jakie to proste!

Czym jest akt notarialny?

Akt notarialny jest dokumentem urzędowym posiadającym formę przewidzianą przez prawo, stwierdzającym wykonanie czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną.

Kto i jak sporządza akt notarialny?

Akt notarialny jest sporządzany przez notariusza bądź w określonych przypadkach przez zastępcę notarialnego lub aplikanta notarialnego. Notariusz w zakresie swoich uprawnień działa jako osoba zaufania publicznego i korzysta z ochrony prawnej przysługującej funkcjonariuszom publicznym.

Jakie czynności wymagają formy aktu notarialnego?

Formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności wymagają:

• umowy zobowiązujące do przeniesienia własności nieruchomości, wśród których należy wymienić – umowę kupna-sprzedaży, umowę zamiany, umowę darowizny, umowę dożywocia, umowę przedwstępną, jak również umowy zawierane w drodze oferty i przyjęcia oferty, stanowi o tym Art. 158 Kodeksu cywilnego (k.c.),
• umowy przenoszące prawo użytkowania wieczystego (Art. 237 k.c. „Do przeniesienia użytkowania wieczystego stosuje się odpowiednio przepisy o przeniesieniu własności nieruchomości”),
• umowa zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (Art. 172, ust. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych),
• umowa o dział spadku, jeśli do spadku należy nieruchomość (Art. 1037 k.c.),
• umowa spółki partnerskiej (Art. 92 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, dalej k.s.h.),
• umowa spółki komandytowej (Art. 106 k.s.h.),
• umowa spółki komandytowo-akcyjnej (Art. 131 k.s.h.),
• umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Art. 157 § 2 k.s.h.).

Przeczytaj: Zakup mieszkania na rynku wtórnym – notariusz, podatki i inne koszty

Jakie elementy powinien zawierać akt notarialny?

Zgodnie z treścią Art. 92 § 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, akt notarialny powinien zawierać:

1. dokładną datę sporządzenia aktu notarialnego, tj. dzień miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony – godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu wyrażoną słownie oraz cyfrowo;
2. miejsce sporządzenia aktu;
3. imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – imię i nazwisko tej osoby;
4. imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, PESEL oraz numer identyfikacji podatkowej NIP. Nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu; 4a) jeżeli akt obejmuje nabycie nieruchomości przez cudzoziemca lub objęcie lub nabycie przez niego udziałów, akcji lub ogółu praw i obowiązków w spółce handlowej z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku osoby fizycznej – informację o jej obywatelstwie, a w przypadku podmiotu z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – określenie lub oświadczenie, czy podmiot ten jest cudzoziemcem w rozumieniu Art. 1 ust. 2 pkt. 4 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, wraz z uzasadnieniem;
5. oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty;
6. stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;
7. stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany;
8. podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
9. podpis notariusza

Akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Przy odczytaniu aktu notariusz powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą. Na żądanie stron powinny być odczytane również załączniki do aktu notarialnego.

Jeżeli w akcie bierze udział osoba, która nie umie lub nie może pisać, notariusz stwierdza, że osoba ta aktu nie podpisała, i podaje z jakich powodów.

Jeżeli akt notarialny dotyczy czynności prawnej, np. przenoszącej własność nieruchomości w transakcji kupna sprzedaży wówczas akt notarialny powinien zawierać treści istotne dla tej czynności.
Zapewne akt notarialny sporządzony dla umowy kupna-sprzedaży nieruchomości będzie zawierał wszystkie wyżej wskazane informacje, jak również:

• numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości będącej przedmiotem kupna-sprzedaży,
• położenie nieruchomości z podaniem jej adresu administracyjnego i ewidencyjnego,
• powierzchnię nieruchomości gruntowej, a w przypadku nieruchomości lokalowej powierzchnię użytkową lokalu,
• opis nieruchomości będącej przedmiotem kupna sprzedaży,
• cenę nieruchomości.

W treści aktu notarialnego powinno również zostać umieszczone pouczenie notariusza wynikające z treści Art. 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece o jawności ksiąg wieczystych i wynikających z powyższego konsekwencji, tj. że w przypadku procesu nie można zasłaniać się nieznajomością wpisów w księdze wieczystej ani wniosków, o których uczyniono w niej wzmiankę i ewentualne powoływanie się na nieznajomość określonego wpisu w księdze wieczystej albowiem będzie ono prawnie bezskuteczne.

W przypadku, gdy w akcie notarialnym istnieje zapis o ustanowieniu prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej, a nieruchomość, w której dane prawo ma być ujawnione nie posiada założonej księgi wieczystej, notariusz w sporządzanym akcie notarialnym ma obowiązek umieścić wniosek o dokonanie wpisu tego prawa w księdze wieczystej.

Istotną częścią aktu notarialnego jest informacja notariusza o konieczności poniesienia przez strony opłat i podatków. Do najistotniejszych z nich należą:

• koszty sporządzenia aktu notarialnego,
• podatek od czynności cywilno-prawnych,
• podatek od towarów i usług VAT od czynności sporządzenia aktu notarialnego, od wniosku o wpis ustanowionego prawa do księgi wieczystej,
• opłata sądowa za założenie księgi wieczystej,
• opłata sądowa za wpis prawa własności czy ograniczonego prawa rzeczowego.

Akty notarialne powinny być sporządzone przez notariusza w sposób zrozumiały i przejrzysty. Przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne.

Przeczytaj: Błąd w akcie notarialnym – jak go poprawić?

Kto i gdzie przechowuje akty notarialne?

Oryginały aktów notarialnych przechowywane są przez notariusza przez okres 10 lat. Po upływie tego okresu notariusz przekazuje akty notarialne do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii (§ 7. 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym). Strony (lub inne uprawnione osoby) otrzymują wypisy aktu notarialnego, które mają moc prawną oryginału.

Ile kosztuje sporządzenie aktu notarialnego?

Koszt sporządzenia aktu notarialnego normują przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Maksymalna stawka taksy notarialnej za czynności notarialne, zależy od wartości przedmiotu czynności notarialnej.

Maksymalna stawka taksy notarialnej wynosi od wartości:

1. do 3000 zł – 100 zł;
2. powyżej 3000 zł do 10 000 zł – 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł;
3. powyżej 10 000 zł do 30 000 zł – 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł;
4. powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł;
5. powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1010 zł + 0, 4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł;
6. powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł – 4770 zł + 0, 2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł;
7. powyżej 2 000 000 zł – 6770 zł + 0, 25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, nie więcej jednak niż 10 000 zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7500 zł., przy czym od ustalonych wyżej stawek taksy notarialnej rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości wprowadza również wyjątki, które ujmuje w § 6 i 7 wymienionego rozporządzenia.

Za sporządzenie aktu notarialnego dokumentującego m.in.:

1. umowę zobowiązującą, zawartą pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu,
2. umowę przenoszącą własność lub użytkowanie wieczyste, w wykonaniu umowy zobowiązującej,
3. umowę sprzedaży nieruchomości rolnej z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa,
4. umowę sprzedaży lokalu mieszkalnego lub nieruchomości gruntowej zabudowanej jednorodzinnym budynkiem mieszkalnym, dokonywanej przez Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub inne podmioty na podstawie ustaw przyznających nabywcom tych lokali lub nieruchomości bonifikaty od ceny,
5. umowę zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
6. umowę zbycia własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego, prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej (prawa do lokalu mieszkalnego w domu budowanym przez spółdzielnię mieszkaniową w celu przeniesienia jego własności na członka),
7. umowę zbycia ekspektatywy spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, odrębnej własności lokalu lub domu jednorodzinnego w trybie ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1222, z 2015 r. poz. 201 oraz z 2017 r. poz. 1442 i 1596),
8. umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu lub przeniesienia własności domu jednorodzinnego z prawem do gruntu, zawartych w wykonaniu umów o budowę lokalu lub domu, w trybie ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
9. umowę przeniesienia własności lokalu lub domu jednorodzinnego z prawem do gruntu, przez spółdzielnię mieszkaniową,
10. umowę przeniesienia własności, oddania w użytkowanie wieczyste lub przeniesienia prawa użytkowania wieczystego działki budowlanej na rzecz spółdzielni mieszkaniowej w trybie art. 35 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
11. ustanowienie hipoteki, z zastrzeżeniem § 7 ust. 1 pkt. 1,
12. przebieg licytacji lub przetargu,
13. przyjęcie na przechowanie pieniędzy w walucie polskiej lub obcej,
14. umowę zawieraną na podstawie przepisu art. 9 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2015 r. poz. 1892 oraz z 2017 r. poz. 1529),
15. umowę darowizny lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość, jeżeli umowa jest zawierana pomiędzy osobami zaliczanymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, a nabywcy są uprawnieni do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 16 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadku i darowizn,
16. umowę deweloperską,
17. umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia własności tego lokalu na nabywcę, w tym w wykonaniu umowy deweloperskiej,
18. umowę sprzedaży nieruchomości gruntowej, stanowiącej działkę budowlaną w rozumieniu art. 2 pkt. 12 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1073 i 1566),
19. umowę przeniesienia na nabywcę własności nieruchomości zabudowanej domem jednorodzinnym lub prawa użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej i własności domu jednorodzinnego na niej posadowionego, w tym w wykonaniu umowy deweloperskiej,
20. umowę sprzedaży lokalu mieszkalnego,

– maksymalna stawka wynosi połowę stawki przewidzianej w § 3 rozporządzenia, tj. stawki taksy notarialnej liczonej od wartości przedmiotu czynności notarialnej.

Przeczytaj również: Unieważnienie aktu notarialnego – kiedy jest to możliwe?

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie
2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej
3. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych
4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny

Zdjęcie: Pixabay.com