Wgląd do akt ksiąg wieczystych – czym jest interes prawny?

Akta księgi wieczystej, podobnie jak księga wieczysta, są dokumentami określającymi stan prawny nieruchomości. Dokumenty znajdujące się w aktach księgi wieczystej mogą być istotne dla oceny ewentualnych zagrożeń prawnych, co do prawa własności nieruchomości. Akta księgi wieczystej mogą również być źródłem materiału dowodowego w postępowaniu o stwierdzenie np. zasiedzenia. Niejednokrotnie, ponowne badanie dokumentów, wydawałoby się niemających znaczenia pism czy korespondencji sądowej, znajdujących się w aktach księgi wieczystej, może zmienić stan prawny nieruchomości.

Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Wejdź na Ksiegiwieczyste.pl
Sprawdź, jakie to proste!

Akta księgi wieczystej

W myśl ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece Art. 28: „Przy każdej księdze wieczystej prowadzi się akta księgi wieczystej”. Akta księgi wieczystej zakłada się z chwilą wpływu wniosku o założenie księgi wieczystej.

Do akt księgi wieczystej składa się dokumenty i pisma dotyczące nieruchomości. W szczególności do akt księgi wieczystej składa się:

• wnioski o wpis do księgi wieczystej albo ich wydruki,
• dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, takie jak: oświadczenia, umowy, akty notarialne, orzeczenia sądowe prawomocne lub natychmiast wykonalne, decyzje administracyjne, z których wynikają zmiany prawne dotyczące nieruchomości,
• inne dokumenty (np. akty stanu cywilnego, dokumenty geodezyjne, dokumenty prywatne zawierające oświadczenie woli).

Również, dotychczasowa księga wieczysta podlegająca migracji, z chwilą zapisania jej treści w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych, staje się częścią akt księgi wieczystej.

Gdzie i jak przechowywane są akta księgi wieczystej?

Akta księgi wieczystej są przechowywane w sądzie rejonowym w pomieszczeniach archiwum sądowym, w oddzielnej, specjalnej części pomieszczenia. W pomieszczeniach tych mogą przebywać wyłącznie osoby zatrudnione do prowadzenia akt księgi wieczystej oraz osoby upoważnione przez prezesa sądu rejonowego.

Akta księgi wieczystej prowadzi się w twardych teczkach. Na pierwszej stronie teczki akt księgi wieczystej zamieszcza się:

1. nazwę sądu, nazwę gminy (miasta), numer repertorium księgi wieczystej i numer tomu księgi wieczystej, jeżeli składa się ona z więcej niż jednego tomu;
2. do numeru repertorium księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu dodaje się napis „ogr”;
3. napis „grunt oddany w użytkowanie wieczyste”, jeżeli prowadzi się księgę wieczystą dla takiego gruntu;
4. napis „lokal nr… wyodrębniony z nieruchomości wpisanej w księdze wieczystej nr…”, jeżeli księga wieczysta obejmuje lokal stanowiący odrębną własność;
5. napis „księga wieczysta prowadzona dla nieruchomości wspólnej”, jeżeli księga wieczysta prowadzona jest dla nieruchomości, z której wyodrębniane są lokale stanowiące odrębną własność;
6. napis „spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (nazwa spółdzielni)”.

Do akt księgi wieczystej załącza się w porządku chronologicznym wszelkie dokumenty i inne pisma dotyczące danej księgi wieczystej, nadając każdej karcie kolejny numer według zasad biurowości sądowej.

Teczki akt księgi wieczystej powinny być zaopatrzone w przyczepki z mocnego papieru wystające na dole z uwidocznionym na nich oznaczeniem akt.

Księgę wieczystą przechowuje się w teczce akt tej księgi. Stronice księgi wieczystej powinny być ponumerowane, a karty tej księgi oprawione.

Księgi wieczyste ustawia się lub układa w kolejności numerów repertorium.

Księgi wieczyste prowadzone w systemie Teleinformatycznym podlegają zapisaniu w Centralnej Bazie Danych Ksiąg wieczystych (CBDKW). Baza ta znajduje się w Centralnym Ośrodku Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości. Natomiast akta ksiąg wieczystych zapisanych w CBDKW są przechowywane w sądach rejonowych w archiwum ksiąg wieczystych.

Akta ksiąg wieczystych zamkniętych, prowadzonych w systemie teleinformatycznym przechowuje się w osobnej części archiwum dotychczasowych ksiąg wieczystych.

Kto może przeglądać akta księgi wieczystej?

O ile dostęp do treści księgi wieczystej, dla każdego, kto zna numer księgi wieczystej, stał się powszechny i publiczny, to już dostęp do akt księgi wieczystej jest ograniczony i nie każdy może się do nich dostać, kiedy tylko chce.

Zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece akta księgi wieczystej może przeglądać, w obecności pracownika sądu, osoba mająca interes prawny oraz notariusz (Art. 36).

Szczegółowe informacje w zakresie udzielania zgodny na udostępnienie akt księgi wieczystej do wglądu określa Regulamin urzędowania sądów powszechnych. W myśl regulaminu wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych, notariusz może przeglądać akta księgi wieczystej po wykazaniu tożsamości i okazaniu legitymacji wydanej przez radę właściwej izby notarialnej. W przypadku osób innych niż notariusz zezwolenie na wgląd do akt księgi wieczystej wydaje przewodniczący Wydziału Ksiąg Wieczystych po wykazaniu przez tę osobę tożsamości oraz interesu prawnego (§ 241 reg. urzęd. sądów pow).

Przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych może odmówić udostępnienia akt ksiąg wieczystych do wglądu. Odmowa udostępnienia akt do wglądu następuje na piśmie.

W razie wystąpienia z żądaniem wglądu do akt na piśmie, odmowa następuje poprzez umieszczenie na tym piśmie adnotacji „odmawiam”, zaopatrzonej w datę i czytelny podpis przewodniczącego wydziału. Na odmowę wglądu do akt ksiąg wieczystych przysługuje skarga do prezesa sądu rejonowego.

Udostępnienie akt ksiąg wieczystych, a także ksiąg wieczystych, których treść nie została przeniesiona do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie teleinformatycznym, ksiąg hipotecznych (gruntowych, wieczystych) założonych przed dniem 1 stycznia 1947 r. oraz akt tych ksiąg, ksiąg zamkniętych lub dokumentów przekazanych na przechowanie przez notariusza, odbywa się w specjalnie do tego przygotowanej sali przeglądowej bądź wydzielonej części sekretariatu wydziału.

Prezes sądu okręgowego może ustalić, w porozumieniu z właściwymi organizacjami zawodowymi notariuszy, rzeczoznawców majątkowych i geodetów, określone dni i godziny udostępniania akt ksiąg wieczystych.

Należy zwrócić uwagę, że akta księgi wieczystej z uwagi na specyficzną dokumentację, podlegają specjalnej ochronie. Przemawia za tym cytowany już wcześniej zapis Art. 36 ustawy o księgach wieczystych i hipotece, który podkreśla, że akta księgi wieczystej może przeglądać w obecności pracownika sądu, osoba mająca interes prawny oraz notariusz.

Za specyficzną ochroną akt ksiąg wieczystych przemawiają również przepisy wykonawcze, np. przechowywanie akt ksiąg wieczystych ma miejsce w archiwum ksiąg wieczystych, w którym mogą przebywać wyłącznie osoby zatrudnione do ich prowadzenia oraz osoby upoważnione przez prezesa sądu rejonowego, a udostępnienie do wglądu akt ksiąg wieczystych ma następować w specjalnie do tego przygotowanej sali (§ 241, ust. 1. Regulamin Sądów Powszechnych).

Interes prawny do nieruchomości – co oznacza i jak go wykazać?

Pomimo, że księgi wieczyste są jawne – zasadę tę określa Art. 2 ustawy o księgach wieczystych i hipotece, to jednak przepis ten nie rozciąga się na akta księgi wieczystej, które może przeglądać notariusz oraz osoba, która wykaże interes prawny w tym zakresie.

Ograniczony dostęp do akt księgi wieczystej wiąże się m.in. z koniecznością ochrony tych dokumentów przed kradzieżą bądź zniszczeniem. W aktach tych bowiem gromadzone są dokumenty stanowiące podstawę wpisu do księgi wieczystej, której podstawowym celem jest ustalenie stanu prawnego nieruchomości.

Do akt księgi wieczystej dołącza się też dokumenty należące do zaginionej lub zniszczonej księgi wieczystej lub części takiej księgi, które zostały odnalezione, oraz zbiór dokumentów, jeżeli był prowadzony dla nieruchomości. Częścią akt ksiąg wieczystych staje się również dotychczasowa księga wieczysta z chwilą zapisania treści księgi wieczystej w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, aby osoba inna niż notariusz mogła uzyskać pozwolenie na wgląd do akt księgi wieczystej musi uzyskać zgodę na tę czynność od przewodniczącego wydziału wieczystoksięgowego po wykazaniu tożsamości oraz interesu prawnego. O ile wykazanie tożsamości nie stanowi problemu, to już wykazanie interesu prawnego może okazać się niełatwe.

W praktyce, zainteresowanym w sprawie czy posiadającym interes prawny, jest zapewne notariusz jako osoba zaufania publicznego oraz każdy czyje prawo jest wpisane go księgi wieczystej. Tak więc osobą posiadającą interes prawny będzie zapewne właściciel nieruchomości, władający, dzierżawca, najemca nieruchomości, jak również wierzyciel właściciela nieruchomości, czyli np. bank, w którym właściciel posiada kredyt bądź bank, w którym właściciel stara się o kredyt.

W literaturze przyjmuje się, że interes prawny do wglądu do akt ksiąg wieczystych mają również osoby, których prawa zostały wykreślone z księgi wieczystej (E. Gniewek, Księgi wieczyste, str. 759).

Interes prawny do wglądu do akt księgi wieczystej będą też miały osoby, które wnoszą o uzgodnienie treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym (E. Gniewek, s. 759).

Interes prawny przysługuje także osobie, która występuje, jako przedstawiciel osoby mającej interes prawny w danej sprawie.

Akta księgi wieczystej powinny być udostępniane również wszystkim zainteresowanym w przypadku, gdy do sądu wieczystoksięgowego wpłynął wniosek o wpis do księgi wieczystej, którego jeszcze nie rozpoznano, a o którym widnieje wzmianka w dziale, którego ten wniosek dotyczy.

Takie postępowanie wynika z interpretacji Art. 2 ustawy o księgach wieczystych i hipotece, zgodnie z treścią którego nie można zasłaniać się nieznajomością wpisów w księdze wieczystej ani wniosków, o których uczyniono w niej wzmiankę. Zasada ta nie dotyczy załączników do wniosku, ubiegający się o wgląd do akt księgi wieczystej wraz załącznikami musi wykazać się interesem prawnym.

Interesem prawnym powinna legitymować się również osoba, która zawarła umowę przedwstępną na sprzedaż nieruchomości nawet w sytuacji, gdy roszczenie z takiej umowy nie zostało ujawniona w treści księgi wieczystej.

Interes prawny w zakresie wglądu do akt księgi wieczystej będą też miały osoby, które pomimo że na ich rzecz nie został dokonany wpis w księdze wieczystej, to pewne zdarzenia prawne wywołują konieczność zapoznania się przez te osoby z aktami księgi wieczystej (wyr. z 18.7.2013r. V ACa 70/13 Legalis).

Interes w żądaniu dostępu do akt księgi wieczystej posiada także pośrednik w sprzedaży nieruchomości, który chce się dowiedzić czy została zawarta umowa sprzedaży nieruchomości, od której należy mu się prowizja.

Dostęp do akt księgi wieczystej (po wykazaniu interesu prawnego w tym zakresie) będzie również miała osoba, która pomimo że nie jest wpisana w treści księgi wieczystej potrafi wykazać swoje inne prawo do nieruchomości np. prawo zasiedzenia bądź że jest ona w gronie spadkobierców ustawowych zmarłego właściciela nieruchomości.

Pojęcie interesu prawnego nie może być rozumiane jako zwykła ciekawość w sprawie. Zapewne nie będzie miał interesu prawnego ten, kto będzie domagał się udostępnienia akt księgi wieczystej ze zwykłego zainteresowania sprawą bądź innych przyczyn pozaprawnych, a także przyczyn niezgodnych z prawem.

Jak przebiega przeglądanie akt księgi wieczystej?

Przeglądanie akt księgi wieczystej nie jest postępowaniem należącym do postępowania sądowego. Realizacja tego prawa jest uregulowana w bardzo ogólnym zakresie w Art. 36, ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece. Szczegółowy sposób udostępniania akt księgi wieczystej oraz warunki udostępniania pomieszczeń dla osób zainteresowanych przeglądaniem akt księgi wieczystej określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych.

W myśl Art. 36, ust. 1 ustawy o.k.w.i.h., akta księgi wieczystej może przeglądać notariusz oraz osoba zainteresowana, która wykaże istnienie interesu prawnego.

Aby uzyskać prawo wglądu do akt księgi wieczystej, należy w sądzie wieczystoksięgowym właściwym dla miejsca prowadzenia księgi wieczystej złożyć stosowny wniosek (KW-WGLAD) z podaniem przyczyn uzasadniających występowanie interesu prawnego.

Wniosek o wgląd do akt księgi wieczystej KW-WGLAD można pobrać ze strony internetowej sądu rejonowego wydziału wieczystoksięgowego.

Wniosek KW-WGLAD (o wgląd do akt księgi wieczystej) można złożyć osobiście lub korespondencyjnie. Sądy zastrzegają, że wnioski złożone za pośrednictwem e-maila nie wywołują skutków prawnych i jako takie nie będą rozpatrywane.

Wniosek o wgląd do akt księgi wieczystej składa się odrębnie dla każdej księgi oraz dołącza się do każdego wniosku dokument wykazujący interes prawny (dotyczy osób, których prawo nie jest ujawnione w księdze wieczystej).

Jeżeli dokumenty wykazujące interes prawny były dołączane w przeszłości, wówczas należy wskazać numer akt, przy których się znajdują.

Zgodę na udostępnienie do wglądu do akt księgi wieczystej, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, wydaje przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych (warunek wykazania interesu prawnego nie dotyczy notariuszy) przez umieszczenie na wniosku adnotacji „zezwalam” zaopatrzonej w datę i czytelny podpis.

Osoba zainteresowana po otrzymaniu informacji z sądu o pozytywnie rozpatrzonym wniosku o wgląd do akt księgi wieczystej może już umówić się z pracownikiem wydziału sądu wieczystoksięgowego na termin wglądu do akt księgi wieczystej. W uzgodnionym telefonicznie terminie, tj. dacie i godzinie, osoba, która uzyskała zgodę na wgląd do akt księgi wieczystej – uprawniony, będzie mogła przystąpić do przeglądania określonych we wniosku akt księgi wieczystej.

Przed rozpoczęciem przeglądania akt księgi wieczystej osoba – uprawniony, jest zobowiązana do okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz do złożenia czytelnego podpisu w „Rejestrze akt udostępnianych” na stanowisku „Przeglądanie akt KW” w Biurze Obsługi Interesanta.

Udostępnianie akt księgi wieczystej odbywa się w obecności pracownika sądu.

Jeżeli z różnych przyczyn, osoba która zarezerwowała termin wglądu do akt księgi wieczystej nie mogła stawić się w Biurze Obsługi Interesanta, udostępnienie akt do wglądu będzie możliwe po ponownym umówieniu się na termin wglądu.

W Sądach Rejonowych wydziałach wieczystoksięgowych procedurę udostępniania akt ksiąg wieczystych określa Regulamin Obsługi Interesanta.

Pozyskanie odpisu dokumentów znajdujących się w aktach księgi wieczystej

Odpisy dokumentów znajdujących się w aktach ksiąg wieczystych wydawane są na żądanie osób mających interes prawny lub na żądanie sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej albo jednostki samorządu terytorialnego.

Odpisy dokumentów znajdujących się w aktach ksiąg wieczystych wydaje się także na żądanie:

1. Bankowego Funduszu Gwarancyjnego w zakresie ustawowo realizowanych zadań;
2. Spółki Celowej, o której mowa w Art. 2 pkt. 10 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o Centralnym Porcie Komunikacyjnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1354 oraz z 2022 r. poz. 807, 1079, 1390 i 1846), w zakresie realizacji zadań wymienionych w art. 17 tej ustawy;
3. PKP Polskich Linii Kolejowych Spółki Akcyjnej w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Inwestycji oraz Inwestycji Towarzyszącej, o których mowa w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o Centralnym Porcie Komunikacyjnym;
4. Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad w zakresie ustawowo realizowanych zadań.

W celu uzyskania odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej należy w Sądzie Rejonowym właściwym dla miejsca prowadzenia księgi wieczystej złożyć wniosek na formularzu KW-ODPIS-AKT. Wniosek można pobrać na stronie internetowej sądu rejonowego wydziału ksiąg wieczystych.

Na zarządzenie przewodniczącego wydziału może zostać wydany z akt księgi wieczystej tylko dokument, który nie stanowi podstawy wpisu.

Wydanie dokumentu następuje na żądanie osoby mającej interes prawny po złożeniu przez tę osobę do akt księgi wieczystej uwierzytelnionego odpisu lub wypisu z dokumentu albo jego kserokopii poświadczonej notarialnie. Przewodniczący wydziału może zwolnić osobę mającą interes prawny od obowiązku wskazanego wyżej.

W miejsce wydanego dokumentu składany jest do akt księgi wieczystej dokument w postaci kserokopii dokumentu zaopatrzony w pieczęć urzędową, datę i czytelny podpis orzecznika, o czym orzecznik zamieszcza notatkę w aktach.

Na żądanie osoby mającej interes prawny i na zarządzenie przewodniczącego wydziału sporządza się odpis dokumentu załączonego do akt księgi wieczystej i wydaje tej osobie, po uprzednim zaopatrzeniu w pieczęć urzędową, datę i czytelny podpis osoby sporządzającej.

Na żądanie osoby mającej interes prawny i na zarządzenie przewodniczącego wydziału, upoważnionego przez niego orzecznika, sporządza się kserokopię dokumentu załączonego do akt księgi wieczystej i wydaje tej osobie.

Opłata od wniosku o wydanie odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej

Opłata od wniosków o wydanie odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej wynosi 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron wydanego dokumentu.

Opłatę można uiścić w Kasie Sądu, w samoobsługowym terminalu płatniczym tzw. wpłatomacie, który umożliwia uiszczanie wpłat za pośrednictwem kart płatniczych lub przelewem na rachunek bankowy sądu.

W tytule wpłaty należy wskazać numer księgi wieczystej lub numer sprawy.

Przeczytaj: Wniosek o wydanie odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej

Podstawa prawna i inne źródła:

1. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym.
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.
4. Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych.
5. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych.
6.  „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece oraz przepisy związane” – Heropolitańska/Tułodziecka, Hryćków-Mycka/Kuglarz.
7. „Księgi wieczyste” – Edward Gniewek.

Foto: Fotolia