Dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej

Księgi wieczyste są prowadzone dla nieruchomości, a ich podstawowym celem i główną funkcją jest ustalenie stanu prawnego nieruchomości, który stanowi gwarancję bezpieczeństwa w obrocie nieruchomościami oraz gwarancję zabezpieczenia kredytu hipotecznego.

Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Wejdź na Ksiegiwieczyste.pl
Sprawdź, jakie to proste!

Wiarygodność ksiąg wieczystych oparta jest na kilku zasadach, mianowicie na jawności ksiąg wieczystych, domniemaniu jawności materialnej i formalnej ksiąg wieczystych oraz rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych.

Księgi wieczyste są jawne, co oznacza, że każdy, kto zna numer księgi wieczystej może z tą księgą się zapoznać poprzez możliwość jej przeglądania, czynienia z niej notatek, jak również wnioskowania o wypisy i odpisy z księgi wieczystej. Zasada jawności ksiąg wieczystych nie ogranicza się jednak tylko do swobodnego dostępu do księgi wieczystej, ale w przypadku podniesienia zarzutu w procesie, nie można zasłaniać się nieznajomością treści księgi wieczystej. Tego typu zarzut jest prawnie bezskuteczny.

Domniemywa się, że prawo jawne ujęte w treści księgi wieczystej jest wpisane zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym, a prawo wykreślone nie istnieje. Zasada domniemania jawności ksiąg wieczystych, zwana również wiarygodnością ksiąg wieczystych, dotyczy tylko praw ujawnionych w treści księgi wieczystej. Jeżeli jakieś prawo nie było wpisane w księdze wieczystej domniemywa się, że to prawo nie istnieje.

Zasada rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych, polegająca na tym, że w razie niezgodności między stanem prawny ujawnionym w treści księgi wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym nieruchomości, treść księgi wieczystej rozstrzyga na korzyść tego, kto przez czynność prawną nabył własność lub inne prawo rzeczowe od osoby uprawnionej, która została wpisana do księgi wieczystej jako właściciel, a w rzeczywistości tym właścicielem nie jest.

Z racji wskazanych wyżej funkcji publicznych, jaką pełnią księgi wieczyste, prowadzenie ksiąg wieczystych zostało ustawowo powierzone sądom rejonowym (Art. 23 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece). W ramach prowadzenia księgi wieczystej sąd wieczystoksięgowy zakłada księgi wieczyste, nadaje księgom wieczystym kolejny numer według repertorium ksiąg wieczystych, rejestruje wnioski o wpis, dokonuje w księdze wieczystej wzmianek, kolejnych wpisów, dokonuje obwieszczeń publicznych, sporządza i przesyła zawiadomienia o dokonanych wpisach, prowadzi akta księgi wieczystej, wydaje odpisy ksiąg wieczystych, udostępnia księgi wieczyste do wglądu i akta do wglądu, zamyka i przechowuje księgi wieczyste.

Zachowanie zgodności stanu prawnego nieruchomości ujętego w treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym nieruchomości wymaga od sądu, organów państwowych oraz osób uprawnionych przestrzegania zasad i wytycznych ujętych m.in.:

• w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (u.o.k.w.i.h.) oraz rozporządzeniach wykonawczych do tej ustawy,
• ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego,
• ustawie z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie oraz wielu innych.

Szczegółowy sposób prowadzenia księgi wieczystej odbywa się w oparciu o wytyczne rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.

Formularz urzędowy jako podstawowa forma złożenia wniosku o wpis

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (k.p.c.) Art. 626(2) wniosek do sądu o dokonanie wpisu w księdze wieczystej składa się na urzędowym formularzu. Obowiązek stosowania urzędowych formularzy ma na celu nie tylko usprawnienie postępowania wieczystoksięgowego, ale pozwala również na zachowanie drobiazgowej treści związanej z wymaganiami systemu informatycznego.

Jak stwierdził Trybunał Konstytucyjny wyrokiem z 3 lipca 2007 r. (SK 1.2006, Lex Polonica nr 1475162):

„Obligatoryjne użycie urzędowego formularza jest wymaganiem zachowania szczególnej formy pisemnej dla wniosku o wpis”.

W przypadku, gdy wniosek o wpis do księgi wieczystej nie został złożony na urzędowym formularzu lub wniosek nie może otrzymać prawidłowego biegu ze względu na inne braki formalne, przewodniczący sądu wzywa stronę do poprawienia wniosku w terminie tygodnia. Wezwanie do poprawy wniosku powinno wskazywać wszystkie braki oraz zawierać pouczenie o tym, że w razie bezskutecznego upływu terminu lub ponownego złożenia pisma zawierającego braki, sąd zarządzi zwrot złożonego pisma bez rozpatrzenia.

Obowiązek zastosowania formularza urzędowego nie dotyczy wniosku ujętego w akcie notarialnym.

Formularze urzędowe stosowane w postępowaniu wieczystoksięgowym można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (TUTAJ).

Przeczytaj: Odmowa wpisu w księdze wieczystej

Jakie dokumenty i w jakiej formie należy dołączyć do wniosku o wpis w księdze wieczystej?

Do wniosku o dokonanie wpisu należy dołączyć dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej – Art. 626(2) 3 k.p.c.

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu do księgi wieczystej powinny być przedłożone w oryginale bądź poświadczone podpisem notarialnym, chyba że przepisy szczególne przewidują inną formę dokumentu (Art. 31 u.o.k.w.i.h.). 

Poświadczenie notarialne powinno zawierać datę i godzinę poświadczenia oraz oznaczenie miejsca sporządzenia dokumentu, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć. Obowiązek poświadczenia dokumentu podpisem notarialnym dotyczy wszystkich dokumentów, na podstawie których dokonywane są wpisy mające znaczenie prawne, w tym także dokumentów stanowiących podstawę do usunięcia niezgodności między treścią księgi wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym.

Formę, rodzaj i treść dokumentu urzędowego, niezbędnego do powstania danego prawa, przeniesienia prawa lub wygaśnięcia prawa, określają przepisy szczególne ujęte w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, Art. 244. Zgodnie z treścią Art. 244, dokumenty urzędowe są dokumentami sporządzonymi w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania. Dokumenty sporządzone przez organy władzy publicznej i urzędowo poświadczone stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone.

W przypadku, gdy podstawę wpisu do księgi wieczystej stanowi dokument urzędowy w rozumieniu Art. 244 k.p.c. bądź orzeczenie sądowe nie ma konieczności stosowania formy z podpisem notarialnie poświadczonym.

Do innych przepisów szczególnych można zaliczyć Art. 109 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, w którym wypisom aktu notarialnego nadaje się moc oryginału oraz Art. 250 k.p.c. Przepis ten zezwala na przedstawienie urzędowo poświadczonego przez organy władzy publicznej i inne organy państwowe odpisu lub wyciągu z dokumentu, jeżeli znajduje się on w aktach takich organów.

Natomiast podstawą wpisu do księgi wieczystej nie może być odpis z odpisu dokumentu urzędowego, chociażby był poświadczony przez organ państwowy będący w posiadaniu tego dokumentu. Takie stanowisko zajął SN w postanowieniu z dnia 24 października 1997 r. (II CKN 216/97). Jeżeli dokument znajduje się w aktach danego organu, to aby dokument ten stał się dokumentem – załącznikiem do wniosku o wpis do księgi wieczystej wystarczającym będzie, gdy dokument w postaci odpisu bądź wyciągu zostanie urzędowo poświadczony przez dany organ.

Dokument wydany w formie kserokopii bądź innego odpisu i niepoświadczony urzędowo nie może być uznany za dokument stanowiący podstawę wpisu do księgi wieczystej.

W przypadku, gdy podstawą wniosku o wpis do księgi wieczystej, jest wyrok sądu, to odpowiednim załącznikiem do wniosku o wpis do księgi wieczystej będzie ten wyrok sądowy w formie dokumentu urzędowego w postaci oryginału albo odpisu urzędowo poświadczonego przez sąd.

Dokumenty urzędowe stanowiące podstawę wpisu do księgi wieczystej

Do podstawowych dokumentów urzędowych stanowiących podstawę do wpisu do księgi wieczystej należą:

1. akty notarialne,
2. decyzje administracyjne,
3. orzeczenia sądowe,
4. inne dokumenty.

Akty notarialne – forma tego dokumentu jest zastrzeżona w szczególności do umów zobowiązujących do przeniesienia prawa własności nieruchomości, umów przenoszących własność, umów zawartych w celu wykonania istniejącego uprzednio zobowiązania do przeniesienia własności (Art. 158 k.c.) oraz innych umów, dla których przepisy prawa nakazują sporządzenie aktu notarialnego. Czynności notarialne, do których należy m.in. sporządzanie aktów notarialnych są wykonywane przez notariuszy. Notariusz w zakresie swoich uprawnień, działa jako osoba zaufania publicznego, korzystając z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym. Czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.

Decyzje administracyjne są dokumentami wydawanymi przez organa państwowe w trybie określonym w przepisach Kodeksu Postępowania Cywilnego lub innych ustaw. Skutkami decyzji administracyjnej jest powstanie obowiązku, uprawnienia bądź zaniechania przez stronę albo strony. Z treści decyzji administracyjnych dołączanych do wniosku o wpis do księgi wieczystej jednoznacznie wynikają zmiany w stanie prawnym nieruchomości jak i w ograniczonych prawach rzeczowych. Do przykładowych decyzji administracyjnych mogących wnieść zmiany w księdze wieczystej można zaliczyć decyzje o wywłaszczeniu nieruchomości czy decyzje o ustaleniu przebiegu granicy nieruchomości.

Orzeczenia sądowe, które mogą mieć charakter konstytutywny jak i deklaratoryjny. Do orzeczeń konstytutywnych należy m.in. postanowienie sądu o ustanowieniu drogi koniecznej (Art. 145 k.c.), czy służebności przesyłu (Art. 3051-3054 k.c.).

Do innych dokumentów przykładowo można zaliczyć dokumenty:

• określone w Art. 95 ust. 1, 3-5 prawa bankowego, takie jak: dokumenty dotyczące ujawnienia w księdze wieczystej ustanowienia zmiany treści i przeniesienia hipoteki w związku ze zbyciem wierzytelności bankowej,
• dokumenty w postaci protokołu dotyczącego przejęcia lasów na własność Skarbu Państwa stwierdzającego nabycie przez Skarb Państwa lasów i gruntów leśnych na podstawie dekretu PKWN z 12 grudnia 1944 r. o przejęciu niektórych lasów na własność Skarbu Państwa,
• ugody sądowe,
• dokumenty geodezyjne (np. wypis i wyrys z rejestru gruntów),
• akty stanu cywilnego,
• dokumenty prywatne zawierające np. oświadczenia woli mające skutek prawny w zakresie stanu nieruchomości.

W niektórych przypadkach podstawą wpisu do księgi wieczystej jest sam przepis prawa. Przykładem takiego przepisu jest dekret z dnia 26 października 1945 r. o własności i użytkowaniu gruntów na obszarze m.st. Warszawy. Jak wskazał SN w postanowieniu z dnia 24 października 1997 r. (II CKN 216/97) przepis prawa może stanowić podstawę wpisu do księgi wieczystej tylko wówczas, gdy stwierdza nabycie ex lege (według prawa) prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej bez ustawowego wymagania powiadomienia tego nabycia. W takim przypadku nie jest wymagane dostarczenie do sądu dodatkowych dokumentów.

Wymagania formalno-prawne dokumentów urzędowych będących podstawą wpisu do księgi wieczystej

Dokumenty urzędowe takie jak: akta notarialne, decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe czy inne dokumenty urzędowe, powinny odpowiadać wymaganiom dokumentów określonym w Art. 244 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeksu postępowania cywilnego oraz Art. 76 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego.

Dokumenty urzędowe powinny mieć określoną formę, pochodzić od organu powołanego do ich wydania i w zakresie jego właściwości, powinny być opatrzone wymaganymi podpisami i urzędowymi pieczęciami, jak również powinny być opatrzone klauzulą o wykonalności bądź o ostateczności.

Dokumenty wystawione przez organa za granicą powinny odpowiadać prawu miejscowemu. Autentyczność takich dokumentów powinna być stwierdzona przez apostille. Tłumaczenie nie dotyczy wypisów aktu notarialnego, które jako wypisy posiadają moc oryginału.

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu do księgi wieczystej powinny być bez uszkodzeń, przekreśleń i przeskrobań, a w przypadku wystąpienia jakichkolwiek uszkodzeń dokumentu, o przyjęciu dokumentu, jako dowodu w sprawie, decyduje sąd.

Przeczytaj również: Jak sąd rozpatruje wniosek o wpis do księgi wieczystej

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
2. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Źródła:

1. Stanisław Rudnicki, „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz”.

Zdjęcie: Unsplash.com