Decyzja administracyjna – czym jest i kiedy jest wydawana?

Decyzja administracyjna jest podstawowym dokumentem, wydawanym przez organ administracji publicznej w trybie określonym w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. Celem decyzji administracyjnej jest usankcjonowanie rozstrzygnięcia wszystkich spraw obywateli, np. wyliczenie i wypłacenie emerytury, przyznanie i wypłata zasiłku socjalnego czy ustalenie przebiegu granicy nieruchomości, zatwierdzenie projektu scalenia lub wymiany gruntów przez organ administracji publicznej, działający w imieniu państwa w taki sposób, aby treść decyzji była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa materialnego.

Szukasz numeru księgi wieczystej?
Znajdź go na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki:
Wejdź na Ksiegiwieczyste.pl
Sprawdź, jakie to proste!

Wydanie decyzji administracyjnej przez organ administracji publicznej poprzedza postępowanie administracyjne. Organ administracji publicznej może rozstrzygnąć sprawę w całości lub w części, w sposób wiążący i trwały. W przypadku, gdy postępowanie z jakichkolwiek przyczyn stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części.

Organ administracji publicznej może również umorzyć postępowanie jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz gdy nie jest to sprzeczne z interesem społecznym.

Rodzaje decyzji administracyjnych

Decyzje administracyjne dzielą się na:

• decyzje merytoryczne i niemerytoryczne – decyzje merytoryczne to takie, które rozstrzygają sprawę, co do jej istoty. Taką decyzją jest np. decyzja o pozwoleniu na budowę. Do decyzji niemerytorycznych możemy zaliczyć np. decyzję o umorzeniu postępowania administracyjnego czy decyzję kasacyjną organu odwoławczego;
• decyzje pełne i częściowe – to odpowiednio decyzje rozstrzygające sprawę w całości lub części. Decyzja częściowa nie kończy postępowania w sprawie nawet jeżeli stała się ostateczna;
• decyzje ostateczne i nieostateczne – decyzje ostateczne to takie, wobec których nie przysługują zwykłe środki zaskarżenia, natomiast decyzje nieostateczne to takie, od których stronie przysługuje zwykły środek zaskarżenia;
• decyzje prawomocne i nieprawomocne – decyzje prawomocne to decyzje ostateczne, których nie można zaskarżyć do sądu, z kolei decyzje nieprawomocne to decyzje, które można jeszcze zaskarżyć.

Elementy decyzji administracyjnej

Zgodnie z Art. 107 § 1. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego decyzja administracyjna powinna zawierać:

1. oznaczenie organu administracji publicznej;
2. datę wydania;
3. oznaczenie strony lub stron;
4. powołanie podstawy prawnej;
5. rozstrzygnięcie;
6. uzasadnienie faktyczne i prawne;
7. pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania;
8. podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny;
9. w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.

Przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.

Oznaczenie organu administracji publicznej zawiera pełną nazwę organu administracji publicznej oraz jej adres z podaniem miejscowości, kodu administracyjnego tej miejscowości oraz nazwy ulicy, przy której jest położona dana instytucja. Należy podkreślić,  że zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego w miejscu oznaczenia organu administracji publicznej powinien występować organ, a nie urząd. Zdarza się, że w miejscu oznaczenia organu znajduje się nazwa urzędu, który jest tylko aparatem pomocniczym organu administracji wydającego decyzję. Przykładowo, organem administracji jest wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, – a nie urząd gminy czy urząd miejski; starosta – a nie starostwo powiatowe; wojewoda – a nie urząd wojewódzki.

Data wydania decyzji – dzień miesiąc oraz rok.

Po lewej stronie decyzji administracyjnej organ administracji publicznej umieszcza: nr rejestru organu wydającego decyzję oraz numer sprawy.

Decyzja administracyjna wydana przez dany organ administracji publicznej powinna być opatrzona numerem (numer/rok).

Tuż pod numerem decyzji (np. 55/2021) organ administracji publicznej powinien przywołać akt normatywny – ustawę oraz jej artykuł, przepis na podstawie, którego została rozstrzygnięta dana sprawa.

Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.

Organ administracji publicznej może odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania.

Organ może odstąpić od uzasadnienia decyzji również w przypadkach, w których z dotychczasowych przepisów ustawowych wynikała możliwość zaniechania lub ograniczenia uzasadnienia ze względu na interes bezpieczeństwa Państwa lub porządek publiczny.

Doręczenie decyzji administracyjnej

Sposoby i formę doręczenia decyzji administracyjnej regulują przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.).

Zgodnie z Art. 109. § 1. k.p.a., decyzję administracyjną doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przepisy kodeksu administracyjnego wskazują następujące formy doręczenia pisma- decyzji administracyjnej:

• doręczenie zwykłe, gdzie odbiór przesyłki potwierdza sam adresat,
• doręczenie za pokwitowaniem zastępczym, gdzie odbiorca uchyla się od pokwitowania;
• doręczenie dorosłemu bądź sąsiadowi pod warunkiem, że podejmą się oni przekazania pisma adresatowi.

Podstawowym sposobem doręczenia decyzji jest dostarczenie jej do rąk własnych adresata lub jego pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego. Takie doręczenie nazywane jest doręczeniem zwykłym.

Zgodnie z Art. 42 k.p.a. adresat potwierdza odbiór przesyłki przez złożenie własnoręcznie podpisu oraz daty odbioru przesyłki (tzw. daty pewnej). Taka czynność daje pewność, że decyzja została doręczona do adresata i nie potrzebne są żadne dodatkowe dowody na doręczenia.

Jeśli odbierający decyzję uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, np. z powodu ułomności, fakt doręczenia stwierdza sam doręczający (Art. 46 § 2 k.p.a.). Przytoczone postępowanie, umożliwiające pokwitowanie przez doręczającego jest możliwe i traktowane jako tzw. zastępcza forma pokwitowania (Art. 46. § 2 k.p.a.).

W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się za pokwitowaniem:

• najpierw dorosłemu domownikowi,
• sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli w domu adresata nie ma osoby dorosłej, pod warunkiem, że wymienione osoby podjęły się przekazania pisma adresatowi.

Warunkiem przekazania pisma – decyzji administracyjnej w/w osobom jest deklaracja tych osób o przekazaniu pisma adresatowi.

O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

W przypadku, gdy wszystkie sposoby doręczenia pisma – decyzji administracyjnej nie powiodły się, wówczas listonosz ma obowiązek pozostawienia w skrzynce adresata zawiadomienia o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym z informacją o tym, że pismo można odebrać w danym urzędzie pocztowym w terminie 7 dni.

Zatem, brak możliwości skutecznego doręczenia przesyłki – decyzji administracyjnej do adresata powoduje, że trafia ona do urzędu pocztowego.

Jeżeli osoba – adresat nie podejmie przesyłki w wyznaczonym terminie 7 dni, listonosz pozostawia w skrzynce adresata wtórne zawiadomienie (awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Przy czym data ta powinna być dokładnie oznaczona.

Doręczenie uważa się za skutecznie dokonane z upływem ostatniego dnia okresu na podjęcie pisma, pomimo że pismo nie zostało faktycznie doręczone i pozostaje w aktach sprawy. Przy czym należy mieć na uwadze, że skuteczne doręczenie przesyłki wymaga spełnienia określonych przesłanek.

Przede wszystkim wymagane jest, aby doręczyciel zawiadomił adresata o złożeniu na poczcie przesyłki, a na dowodzie doręczenia umieścił stosowną adnotację w tej sprawie. Samo umieszczenie stempla czy informacji o awizowaniu na dowodzie doręczenia czy przesyłce (np. nie podjęto w terminie) nie jest uznawane za spełnienie przesłanki doręczenia.

Skuteczne dostarczanie decyzji administracyjnej posiada wymierne znaczenie dla adresata, albowiem zgodnie z wyrokiem NSA z dnia 27 czerwca 1989 r., sygn. akt IV SA 455/89, PiŻ 1990/2, s. 15):

„w postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada, że decyzja administracyjna wywiera skutki od daty jej doręczenia lub ogłoszenia”,

a w orzeczeniu z dnia 8 sierpnia 1994 r. (sygn. akt II SA 1779/83, zamieszczonym w pracy „Kodeks Postępowania Administracyjnego z orzecznictwem”, wyd. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2003, s. 438) NSA wskazał, że

„Datą, od której rozpoczyna się bieg terminu do wniesienia odwołania, jest dzień doręczenia stronie decyzji, niezależnie od tego, pod jakim adresem to nastąpiło”.

W przypadkach, gdy sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w rozumieniu Art. 2 pkt. 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r., poz. 123 i 730) lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie, decyzja może być stronom ogłaszana ustnie (inne sposoby załatwienia sprawy wymienione w Art. 14 § 2).

Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

Decyzja administracyjna jako podstawa wpisu w księdze wieczystej

Decyzje administracyjne, z których bezpośrednio wynikają zmiany dotyczące stanu prawnego nieruchomości – np. stanowią tytuł nabycia prawa własności do nieruchomości bądź ustanawiają na nieruchomości ograniczone prawa rzeczowe, w świetle prawa stanowią szczególną kategorię dokumentów, które mogą być podstawą wpisu do księgi wieczystej danej nieruchomości (Art. 31 ust.1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece).

Do przykładowych decyzji administracyjnych stanowiących podstawę do dokonania wpisów w księdze wieczystej (i w katastrze nieruchomości) mających wpływ na stan prawny nieruchomości należą m.in. takie decyzje, jak:

• decyzja Starosty o ograniczeniu w sposobie korzystania z nieruchomości przez udzielenie zezwolenia na zakładanie i przeprowadzenie na nieruchomości ciągów drenażowych, przewodów i urządzeń służących do przesyłania lub dystrybucji płynów, pary, gazów i energii elektrycznej oraz urządzeń łączności publicznej i sygnalizacji, a także innych podziemnych, naziemnych lub nadziemnych obiektów i urządzeń niezbędnych do korzystania z tych przewodów i urządzeń, jeżeli właściciel lub użytkownik wieczysty nieruchomości nie wyraża na to zgody. Ograniczenie to następuje zgodnie z planem miejscowym, a w przypadku braku planu, zgodnie z decyzją o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego. Decyzji o niezwłocznym zajęciu nieruchomości nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności (Art. 124 u.g.n);
• decyzja wojewody o zezwoleniu na realizację inwestycji w zakresie lotniska użytku publicznego (Art. 9 ustawy z dnia 12 lutego 2009 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie lotnisk użytku publicznego (Dz.U.Nr 42, poz.340));
• decyzja wójta (burmistrza, prezydenta miasta) o rozgraniczeniu nieruchomości, jeżeli zainteresowani właściciele nieruchomości nie zawarli ugody, a ustalenie przebiegu granicy nastąpiło na podstawie zebranych dowodów lub zgodnego oświadczenia stron (Art. 33 prawa geodezyjnego i kartograficznego);
• decyzja o zatwierdzeniu projektu scalenia lub wymiany gruntów oraz wprowadzenia uczestników scalenia w posiadanie wydzielonych im gruntów. Decyzja ta nie narusza praw osób trzecich do gruntów wydzielonych w zamian za grunty posiadane przed scaleniem lub wymianą (art. 29 z dnia 26 marca 1982r. o scalaniu i wymianie gruntów).

Podstawę wpisu do księgi wieczystej stanowią również decyzje wojewody stwierdzające zmianę w stanie prawnym nieruchomości następującą z mocy prawa. Do decyzji takich należą m.in.:

• decyzje wojewody stwierdzające nabycie prawa wieczystego użytkowania gruntów stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (związku międzygminnego), będących 5 grudnia 1990 r. w zarządzie państwowych osób prawnych innych niż Skarb Państwa, oraz własności budynków, innych urządzeń i lokali na tych nieruchomościach (Art. 2 ust.3 nieobowiązującej już ustawy z 29 września 1990 r. o zmianie ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. Nr 79, poz. 464 ze zm.);
• decyzje stwierdzające nabycie z mocy prawa mienia komunalnego (Art. 18 ustawy z 10 maja 1990 r. – przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 32, poz. 191 ze zm.): w sprawach o nabycie przez gminę mienia komunalnego na podstawie decyzji stwierdzającej takie nabycie gmina nie ma obowiązku uiszczania opłat sądowych (tak SN w uchwale z 7 stycznia 2004 r., III CZP 99/03, OSNC 2/05 poz.28);
• decyzje o wpisie zabytku nieruchomego do rejestru zabytków. Decyzje te ujawnia się w księdze wieczystej danej nieruchomości na wniosek wojewódzkiego konserwatora zabytków (Art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami);
• decyzje o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej. Decyzja o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej stanowi podstawę do dokonania wpisów w księdze wieczystej i w katastrze nieruchomości (Art. 12.1 ustawy z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych).

Decyzje administracyjne obejmujące w swej treści ograniczenie prawa własności bądź przeniesienie prawa własności, sąd wieczystoksięgowy ujawnia w księdze wieczystej po rozpoznaniu złożonego dokumentu (Art. 6268 k.p.c.). Rozpoznanie polega na zbadaniu treści i formy wniosku, dołączonych do wniosku dokumentów oraz treści księgi wieczystej.

Decyzje administracyjne wydane bez podstawy prawnej bądź przez niepowołany do tego organ i bez zachowania procedury administracyjnej uznaje się za nieważne (np. organem powołanym do wydania decyzji w sprawie istoty rzeczy jest zarząd gminy bądź miasta, a decyzję w sprawie wydaje wójt, burmistrz czy prezydent miasta).

Podstawa prawna i inne źródła:

1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r.Kodeks postępowania cywilnego.
3. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
4. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne.
5. Stanisław Rudnicki, „Ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Przepisy o postępowaniu w sprawach wieczystoksięgowych. Komentarz”.

Zdjęcie: Pexels.com